Zustellung von Schriftstücken - Wie stelle ich eine Kündigung wirksam zu ?

Zustellung von Schriftstücken - Wie stelle ich eine Kündigung wirksam zu ?

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Die Zustellung von Schriftstücken kann auf unterschiedliche Art und Weise erfolgen. Wir zeigen, worauf zu achten ist
(C) Ostfalk | Die Zustellung von Schriftstücken kann auf unterschiedliche Art und Weise erfolgen. Wir zeigen, worauf zu achten ist

Zustellung von Schriftstücken - Wie stelle ich eine Kündigung wirksam zu ?

Bei Erklärungen, die für die Gestaltung eines Rechtsgeschäftes wichtig sind, wie insbesondere Mahnungen, Kündigungserklärungen, Mieterhöhungsverlangen oder andere rechtserhebliche Willenserklärungen, kann es wichtig sein, genau belegen zu können, wann das Schreiben dem jeweiligen Erklärungsempfänger zugegangen ist. Wir erklären, was zu beachten ist.

Eine Zustellung kann auf unterschiedliche Art und Weise erfolgen, wobei wir die verschiedenen Methoden mit abnehmender Rechtssicherheit von oben nach unten erläutern.

1. Zustellung per Gerichtsvollzieher

Die Zustellung durch einen Gerichtsvollzieher gilt als sichere Zustellungsmethode, ist aber mit Kosten und besonderem Aufwand verbunden. Bei wichtigen, insbesondere fristgebundenen Erklärungen, kann dies aber sinnvoll sein.

Von Nachteil sind lediglich längeren Bearbeitungszeiten.

2. Zustellung per Bote

2.1 Wer kann Bote sein?

Bote kann im Grundsatz jede zuverlässige Person sein, die in einem möglichen späteren Gerichtsverfahren als Zeuge in Betracht kommt.

Eheleute sollten wegen eines bei Gericht bestehenden Zeugnisverweigerungsrechtes nach Möglichkeit nicht als Bote fungieren. Je unabhängiger ein Zeuge ist, desto größer liegt bei Gericht sei später seine Glaubwürdigkeit. Je enger die persönliche oder wirtschaftliche Beziehung zum Erklärenden ist, desto eher könnten Zweifel an der Glaubwürdigkeit auftauchen.

2.2 Was muss der Bote beachten?

Der Bote erhält das zuzustellende Schreiben selbst, er soll es selbst lesen und nach Möglichkeit selbst in einen Briefumschlag stecken. Von dem Schreiben sollte er eine Kopie anfertigen (z.B. auch mit seinem Smartphone), auf der er später die Zustellung bescheinigen sollte. Nur dann ist gewährleistet, dass der Bote nicht nur weiß, dass er einen Umschlag in irgend einen Briefkasten geworfen hat, sondern auch genau weiß, welches Schreiben sich in dem Briefumschlag gefunden hat, den er an den Erklärungsempfänger zugestellt hat.

Der Bote übergibt das Schreiben entweder persönlich dem Erklärungsempfänger oder er wirft es in den Briefkasten des Empfängers, wobei wichtig ist, zu kontrollieren, dass auf dem Briefkasten auch der Name des Empfängers auftaucht. Dokumentieren kann dass der Bote in dem er mit seinem Smartphone ein Foto des Briefkastens und/oder des dazugehörigen Klingelschildes anfertigt.

Trifft der Bote den Erklärungsempfänger nicht besinnlich an, sondern öffnet z.B. eine andere Person die Haustüre, so sollte das Schreiben nur dann persönlich übergeben werden, wenn der Bote weiß, um welche Personen es sich dabei handelt und ob diese auch zum Haushalt oder im Falle eines Geschäfts zum Geschäftsbetrieb des Erklärungsempfängers gehört.

Nach Möglichkeit bescheinigt der Bote dann auf der Kopie des zugestellten Anschreibens die erfolgte Zustellung:

Ich, ______________________________ [Vorname Name des Boten],

habe das vorstehende Schreiben vom _______

selbst gelesen, in einen Briefumschlag gesteckt und

am ______________

um ______________ Uhr

in den Briefkasten von Frau/Herrn _____________ , ______________________

eingeworfen.

Datum Unterschrift

3. Zustellung per Einschreiben Rückschein

3.1 Was ist ein Einschreiben mit Rückschein ?

Das Einschreiben mit Rückschein gehört nach wie vor zu den häufigsten zu stellen Methoden, kann aber insbesondere gegenüber Privatleuten (Verbrauchern) problematisch sein. Der Vorteil dieser Postdienstleistungen besteht darin, dass über den Rückschein der Post bestätigt wird, dass der Postbote tatsächlich auch den Empfänger angetroffen und das Schriftstück persönlich übergeben hat. Bei Erklärungen gegenüber Geschäftsleuten funktioniert das in der Regel sehr gut.

3.2 Nachteile des Einschreibens

Trifft der Postbote beim Empfänger aber niemanden an, hinterlässt er lediglich eine Hinterlegungskarte mit der Aufforderung an den Empfänger, das Schriftstück in einer Postfiliale innerhalb einer bestimmten Frist abzuholen. Wird das Schriftstück aber dort nicht abgeholt, gerät es in den Rücklauf und wird wieder an den Absender zurückgeschickt. In diesem Fall geht das Schreiben gegenüber einem Verbraucher (Privatperson) nicht zu um man erhält also keinen Zugangsnachweis.

Selbst wenn aber der Erklärungsempfänger das Schriftstück bei der Post abholt, kann bis dahin wertvolle Zeit vergangen sein. Fristen und die Wirkungen von Kündigungserklärungen können dabei versäumt oder nach hinten verzögert werden.

Bei Geschäftsleuten kann die Zustellung aber sinnvoll sein, denn Kaufleute sind dazu verpflichtet, bei dem Empfang von Schriftstücken mitzuwirken. Sie sind verpflichtet, auch hinterlegte Poststücke abzuholen. Tun sie das nicht, gilt ein per Einschreiben mit Rückschein übersandtes Schriftstück dennoch als zugestellt. Man nennt dies Zugangsfiktion.

3.3 Was ist zu beachten, wenn die Zustellung per Einschreiben mit Rückschein verwandt wird ?

Aber selbst wenn ein Einschreiben ordnungsgemäß an den Empfänger zugestellt werden kann, unterliegt es zunächst dem gleichen Problem wie die Zustellung per Boten, dass in der Regel nur die „Zustellung eines Briefumschlages“ belegt wird. Daher muss die Überbringung des Einschreibens an die Post nach den gleichen Vorgaben erfolgen, wie die Überstellung eines Schriftstückes durch einen Boten. Obige Ausführungen sind dann zu beachten.

4. Zustellung per Einwurfeinschreiben

4.1 Wie funktioniert ein Einwurfeinschreiben ?

In der Praxis hat sich die Zustellung per Einwurfeinschreiben ohne Rückschein durch die Post bewährt. Der Postmitarbeiter bescheinigt, dass zustellte Schreiben an einem bestimmten Tag, zu einer bestimmten Uhrzeit in den entsprechenden Briefkasten geworfen zu haben. Diese Zustellungsquittung wird im Internet hinterlegt und kann über einen Zugangscode abgerufen werden. Es kann damit der Zugang eines Schreibens praxisgerecht belegt werden.

4.2 Welche Nachteile hat das Einwurfeinschreiben ?

Um allerdings eine Zustellungskette lückenlos vor Gericht beweisen zu können, muss man aber auch die Überbringung des Schreibens vom Ort der Ausstellung bis zur Postfiliale durch einen Boten gemäß den obigen Ausführungen belegen können. Auf die Ausführungen zur Zustellung mit einem Boden muss daher verwiesen werden.

Fehlt dieses Kettenglied, kann später im Zweifel nicht belegt werden, welches Schreiben der Postmitarbeiter konkret zugestellt hat.

5. Zustellung per Telefax

5.1 Vorteile der Telefaxsendung

Die Übersendung einer Erklärung per Telefax bietet den Vorteil, dass das absende Telefaxgerät in der Regel eine Sendungsquittung ausgibt.

5.2 Nachteile der Telefaxsendung

Allerdings kann damit nur bewiesen werden, dass ein bestimmtes Schriftstück mit einem bestimmten Inhalt versendet wurde. Ob aber auf dem Empfangsgerät eine Patrone eingelegt war, ausreichend Telefaxpapier für den Ausdruck zur Verfügung stand und ob das Empfangsgerät auch sonst technisch voll funktionsfähig war oder ist, kann damit nicht bewiesen werden. Eine Sendungsquittung kann zwar als beweiserleichternder Anscheinsbeweis gewertet werden, bietet aber keine absolute Beweissicherheit.

5.3 Keine Eignung zur Übermittlung in gesetzlicher Schriftform

Ein Telefax genügt aber auch nicht der gesetzlichen Schriftform, da es keine persönliche Unterschrift transportiert. Kündigungen von Mietverträgen scheiden daher aus.

6. Zustellung per E-Mail

Die Übersendung eines Schriftstückes per E-Mail alleine führt noch nicht zu einem Zustellungsnachweis. Regelmäßig wird nur der Ausgang einer E-Mail protokolliert, nicht aber der Zugang bestätigt. Praktisch kann es aber sein, wenn der Erklärungsempfänger den Empfang der E-Mail quittiert oder beantwortet und den Text der ausgesandten E-Mail wieder mit zurückschickt. Abgesehen von Manipulationsmöglichkeiten, die bei einfachen E-Mailausdrucken immer gegeben sind, kann dadurch in der Regel in der Praxis gut belegt werden, dass eine wechselseitige Kommunikation stattgefunden hat. Dadurch kann in der Regel sehr gut belegt werden, dass der Erklärungsempfänger das Schreiben zur Kenntnis genommen hat. Der Empfänger, der mehrfach Schreiben per E-Mail beantwortet hat, wird vor Gericht wenig glaubhaft sein, wenn er dort jeglichen Empfang aller E-Mail bestreiten möchte.

6.1 Nachteile der Email

Aber im Zweifel kann es dem Erklärungsgeber leicht passieren, dass er den Beweis einer Zustellung seiner E-Mail an den richtigen Adressaten nicht führen kann.

Darüber hinaus hat die E-Mail den Nachteil, dass sie keine rechtsgültige, persönliche Unterschrift transportiert und insoweit der gesetzlichen Schriftform nicht genügt.

7. Zustellung mit einfacher Post

Die Übersendung eines Schreibens mit einfacher Post beinhaltet keinen Nachweis darüber, ob das Schreiben seinen Empfänger auch wirklich erreicht. Wenn der Empfänger vor Gericht den Erhalt bestreitet, fehlt es dem Erklärungsgeber regelmäßig an Nachweismöglichkeiten.

8. Persönliche Zustellung / Übergabeeinschreiben

Die persönliche Zustellung durch den Erklärenden selbst ist bei wichtigen Schreiben nur dann anzuraten, wenn der Erklärungsempfänger den Erhalt des Schreibens direkt quittiert, z.B. indem er auf einer Kopie des Schreibens bestätigt:

vorstehendes Schreiben am________ erhalten,

Datum _____________ ,

Unterschrift ______________

In der Regel kann man aber niemanden zwingen, eine solche Quittung zu erteilen. Daher sollte man sich auf eine solche persönliche Zustellung erst verlassen, wenn sie auch tatsächlich vom Erklärungsempfänger quittiert wird. Wer weite Wege für die persönliche Zustellung zurücklegen muss, riskiert, vor Ort niemanden anzutreffen und umsonst angereist zu sein. Andere Zustellungsarten sind daher vorzuziehen.

 

Gerhard Ostfalk

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